جدول

جدول چیست؟
24 سپتامبر 2020 توسط ALEX VELEZ

در ادامه چالش با مضمون جداول در این ماه، مقاله دیگری از سری «بازگشت به اصول» به نام «... چیست؟» را برای شما ارائه می دهیم، که در آن برخی از موضوعات و سوالات رایجی که برای ما مطرح می شود را بررسی می کنیم. ما بسیاری از مطالب را در پست‌های قبلی پوشش داده‌ایم، بنابراین این مجموعه به ما اجازه می‌دهد تا بسیاری از منابع متفاوت را گرد هم بیاوریم و یک منبع واحد برای یادگیری شما ایجاد کنیم. ما معتقدیم مهم است که گاه به گاه روی دانش پایه ای، صرف نظر از اینکه در کجای سفر یادگیری خود هستید، توقف داشته باشید. موفقیت بسیاری از بصری سازی ها به درک دقیق مفاهیم اساسی بستگی دارد. بنابراین، چه برای اولین بار است که این مطلب را یاد می‌گیرید، چه برای تقویتِ اصول اصلی مطالعه می‌کنید، یا به دنبال منابعی برای به اشتراک گذاشتن با دیگران (مانند راهنمای نمودار جامع ما) هستید، به ما بپیوندید تا اصول اولیه را بازبینی کنیم.

جداول روشی متداول برای نمایش داده‌ها هستند، اما من در شغل فعلی‌ام، اغلب از آنها استفاده نمی‌کنم. مسلماً، وقتی با جدولی روبرو می شوم، اغلب انتخاب می کنم که داده ها را بصری سازی (visualize) کنم. باید توضیح دهم که من پیشنهاد نمی کنم که هرگز از جدول استفاده نکنیم. در عوض، بیایید مزایا و معایب آنها را درک کنیم تا بتوانیم در مورد زمان استفاده از آنها و نحوه طراحی جداول داده خوب فکر کنیم.

جدول چیست؟
جدول، داده ها را در یک ساختار جدولی، متشکل از سطرها و ستون ها سازماندهی می کند. خواندن آنها راحت است، ساخت آنها نسبتاً آسان است، و فوق العاده انعطاف پذیر هستند. بر خلاف برخی از نمودارهای قبلی که در مورد آنها بحث کردیم - میله ها، دایره ها، خطی و غیره - جداول محدود به نوع خاصی از داده یا رابطه اساسی نیستند. آنها ممکن است حاوی مقادیر عددی، متن، نمادها یا حتی ترکیبی از انواع داده باشند. به این دلایل، جداول رایج و مورد علاقه بسیاری هستند.
در حالی که جداول در ظاهر ساده اند، پیچیده تر از آن چیزی هستند که به نظر می رسند. به راحتی می توان فکر کرد که آنها با سایر تصاویر اولیه مانند میله ها و خطوط قابل تعویض هستند، اما یک تمایز مهم برای درک وجود دارد: ما جداول را متفاوت از نمودارها پردازش می کنیم. 

جداول با سیستم ارتباط کلامی ما تعامل دارند، یعنی ما آنها را می خوانیم. چشمان ما در طول ردیف ها و ستون ها اسکن می کنند. در مقایسه، نمودارها با سیستم بصری ما تعامل دارند. سیستم بصری ما در پردازش مقادیر زیادی از اطلاعات بسیار سریعتر است، به خصوص زمانی که الگو یا شکلی وجود دارد که می خواهیم منتقل کنیم. 

درک این موضوع به ما کمک می‌کند بفهمیم چه زمانی مناسب است از یک جدول استفاده کنیم، یا به بیانی دیگر، مخاطبان ما باید داده‌ها را به جای پردازش تصویری، بخوانند.

چه زمانی باید از جدول برای انتقال داده ها استفاده کرد؟
بیایید چند سناریو کاری را بررسی کنیم که در آن استفاده از جدول منطقی است.
• داده های متنوعی دارید. گاهی اوقات ما نیاز داریم که معیارهای مرتبط را با چندین واحد اندازه گیری یا محدوده های مختلف ارتباط دهیم. خلاصه های مدیریتی، کارت امتیازی، تفکیک جمعیتی و ابرداده (metadata) چیزهایی هستند که به ذهن می رسند. در این حالت، کاربر نهایی احتمالاً به این موارد برای جستجوی مقادیر خاص مراجعه می کند، بنابراین یک جدول یک انتخاب مؤثر است. همچنین، جداول در معرض محدودیت‌های فضای دو بعدی مشابه نمودارها نیستند، بنابراین نمایش واحدها و محدوده‌های مختلف در یک نمای واحد آسان‌تر است.
• مخاطبان شما نیازهای متفاوتی دارند. جداول زمانی می توانند عالی باشند که مخاطبان متنوعی داشته باشید. قبلاً اشاره کردم که جداول راحت الادراک هستند، اما آنها همچنین به هر کاربر نهایی امکان می دهند مقادیر خاصی را جستجو کنند. اگر پیش‌بینی می‌کنید که مخاطبان شما بخواهند داده‌های مختلف را بررسی کنند، جداول می‌توانند راه‌حل خوبی باشند.
• در حال خواندن خط به خط هستید. بحث در مورد اعداد و اقلام ردیف بودجه در یک جدول در بین مخاطبان مالی یا حسابداری رایج است. یکی از مدیران سابق من سابقه حسابداری داشت و در نتیجه، تمایل زیادی به جداول پیدا کرد. او به خوبی یاد گرفته بود که چگونه الگوهای درون جداول را تشخیص دهد، تا جایی که جداول داده را بر نمودارها ترجیح میداد. من این را به دلیل خوبی مطرح می کنم - اگر مخاطبان شما تمایل زیادی به جداول دارند، بدانید که این دلیل مناسب دیگری برای استفاده از آنهاست.
•  شما در حال تکمیل داستان اصلی هستید. هنگام برقراری ارتباط داده‌ها برای اهداف توضیحی، ما به ندرت همه داده‌ها را نشان می‌دهیم، در عوض موارد اصلی را برجسته می‌کنیم. ارائه مجموعه کامل داده یا تفکیک بیشتر به مخاطبان می تواند ارزشمند باشد، به خصوص اگر مخاطبان شما بخواهند در زمان دیگری جزئیات را جستجو کنند یا به طور مستقل داده ها را بررسی کنند. برای رفع این نیاز، پیوند دادن به یک جدول مرجع یا اضافه کردن یک جدول با جزئیات در پیوست را در نظر بگیرید.

چه زمانی نباید از جدول برای ارائه داده ها استفاده کرد؟
همیشه استثنا وجود خواهد داشت، اما دو مورد اصلی از زمانی که ممکن است استفاده از جدول ایده آل نباشد به ذهن می رسد. هر دوی این سناریوها به نحوه پردازش جداول مربوط می شود.
1. شما در حال ارائه داده های خود به صورت زنده (حضوری یا به صورت مجازی) هستید. اگر یک جدول داده را در یک ارائه زنده به اشتراک بگذارید، احتمالاً مخاطبان شما شروع به خواندن آن خواهند کرد. متأسفانه، ما نمی توانیم به طور همزمان به طور فعال هم گوش کنیم و هم بخوانیم: اگر مخاطبان شما در حال خواندن جدول هستند، شما را از حواس خود خارج کرده اند. در این شرایط، من استفاده از نمودار را توصیه می کنم (به طور کلی، زحمت و زمان بری کمتر برای پردازش). اگر در حین ارائه از شما خواسته می شود از جدول استفاده کنید، در نظر بگیرید که مخاطب شما چگونه آن را تفسیر می کند. آیا می توانید مکث کنید، به آنها زمان بدهید تا بخوانند و سپس به صحبت کردن ادامه دهید؟ آیا راهی برای محدود کردن ردیف‌ها و ستون‌های غیرضروری یا معطوف کردن توجه به زیرمجموعه‌ای از داده‌ها وجود دارد که باعث می‌شود جدول سریع‌تر هضم شود؟
2. می خواهید روی یک الگو یا شکل در داده ها تأکید کنید. تصور کنید که می خواهید یک الگوی فصلی را که در برخی از داده های ماهانه پیوسته شناسایی کرده اید به اشتراک بگذارید. برای مشاهده این موضوع در یک جدول، باید چندین ارزش ماهانه را با هم مقایسه کنید و در ذهن خود نگه دارید، که از نظر ذهنی یک فرآیند پرزحمت است. اگر الگو یا چیز قابل توجهی در مورد شکل داده های شما وجود داشته باشد، یک نمودار انتخاب بهتری نسبت به جدول خواهد بود. با این حال، اضافه کردن اجزای بصری به یک جدول امکان پذیر است - این موضوع را در ادامه بیشتر بررسی می کنیم.

چگونه می توانید جدول بهتری طراحی کنید؟

تقریباً هر نکته ای که در زیر به اشتراک گذاشته می شود برای آسان تر کردن پردازش جدول هاست. جداول معمولاً حاوی مقادیر زیادی از جزئیات هستند، بنابراین ما باید اقداماتی آگاهانه را برای سهولت در استفاده از آنها انجام دهیم.

افقی یا عمودی بودن را شفاف کنید. جداول یا در طول ردیف‌ها (راست به چپ) یا در ارتفاع ستون‌ها (بالا به پایین) درک می‌شوند. با افزودن نشانه‌های بصری، مانع از این شوید که مخاطبان خودشان بخواهند بهمند که از کدام راه استفاده کنند. چندین راه برای انجام این کار وجود دارد؛ دو روش ترجیحی من، اضافه کردن یک سری خلاصه و استفاده مناسب از فضای سفید است. اگر پیش‌بینی می‌کنم که مخاطبان من بخواهند داده‌ها را در مجموع یا میانگین خلاصه کنند، اضافه کردن یک سری خلاصه – و تمایز بصری آن – می‌تواند یک قدم آنها را جلو بیندازد و هنگام خواندن راهنمایی کند. 

حاشیه ها و سایه های غیر ضروری را حذف کنید. بسیاری از پیش فرض های جدول شامل حاشیه های سنگین و سایه دار هستند. اینها می توانند به جداسازی سرصفحه ها از داده ها یا ایجاد دسته ها و مقادیر خلاصه کمک کنند، اما حضور آنها باید حداقل باشد. ترجیح من استفاده از خطوط مرزی به جای سایه‌زنی است، زیرا به من اجازه می‌دهد تا از رنگ به صورت استراتژیک‌تر استفاده کنم - مانند یک نقشه حرارتی (در ادامه در این مورد بیشتر توضیح خواهیم داد).

یک عنصر بصری را واردِ کار کنید. افزودن عناصر بصری برای کمک به جلب توجه به مهم ترین داده ها یا رساندن یک الگو را در نظر بگیرید. می توانید رنگ، نمودارَکها یا حتی نوارهای داده را اضافه کنید. یک نمونه خاص که به عنوان یک نقشه حرارتی شناخته می شود به گونه ایست که در آن از اشباع رنگ برای نمایش بصری مقادیر نسبی استفاده می شود. برای مشاهده چند نمونه‌، پست‌های مربوط به بهبود جدول، تعبیه میله‌های افقی و بازآرایی یک نقشه حرارتی را ببینید. 

داده ها را آگاهانه مرتب کنید. هنگامی که صفحه ای را پردازش می کنیم، معمولاً از بالا شروع می کنیم و از راست به چپ (در فارسی)، در یک الگوی زیگزاگ به پایین صفحه حرکت می کنیم. این برای یک جدول نیز صادق است و می تواند به ما در تصمیم گیری در مورد نحوه ترتیب سطرها و ستون ها کمک کند. اگر یک مقدار متریک یا خلاصه مهم وجود دارد، ممکن است منطقی باشد که آن را به سمت راستِ بالای جدول منتقل کنید، تا یکی از اولین چیزهایی باشد که مخاطبان شما می بینند. به خاطر داشته باشید که این کار در همه سناریوها مناسب نخواهد بود. به عنوان مثال، اگر جدول شما شامل یک جزء زمان است، استفاده از ساختار طبیعی زمان حرکت از راست به چپ را در نظر بگیرید - حتی اگر داده های اخیر مهم ترین ها هستند.
از برچسب های فوق دسته استفاده کنید. ایجاد برچسب‌های سطح بالاتر ساختاری را به جدول اضافه می‌کند و پیمایش را آسان‌تر می‌کند. برچسب‌های دسته‌بندی علاوه بر این مزیت بیشتری در محدود کردن افزونگی دارند (این پست مرتبط در مورد قدرت دسته‌بندی را مطالعه کنید)  یک جدول خلاصه مدیریتی حاوی KPI برای تعداد انگشت شماری از دپارتمان های مختلف را در نظر بگیرید. به جای فهرست کردن هر KPI به طور جداگانه، KPI های مرتبط را با هم گروه بندی کنید تا هر کسی بتواند به سرعت تمام اقدامات مرتبط را برای یک دپارتمان خاص شناسایی کند.
آگاهانه چینش کنید. رویکردهای متفاوتی برای چگونگی چینش داده ها در یک جدول وجود دارد. یکی از ترجیحات رایج  چینش متن از راست و چینش اعداد از چپ است. این یک راهنمای عمل عالی ست، اما یک قانون نیست. در عوض، هدفتان این باشد که در مورد چینشی که استفاده می‌کنید آگاه باشید. آیا تراز وسط چین به فضای سفید اجازه می دهد تا ستون ها را به صورت بصری متمایز کند؟ در صورت استفاده از اعشار، آیا مقایسه مقادیر نسبی با تراز کردن نقاط اعشاری آسانتر است؟ با گزینه های مختلف بازی کنید و ببینید کدام یک برای داده های شما بهتر کار می کند. (به عنوان یک نکته مرتبط، چینش های خاصی امکان ایجاد ستون‌هایی از اعداد را فراهم می‌کنند؛ برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله متیو استروم در مورد طراحی جداول بهتر را بخوانید.)

وقتی یک جدول به خوبی طراحی شود، فرم آن عملکردی مفید را ممکن می کند. ساختار جدول گونه و سازمان‌یافته، در پس‌زمینه محو می‌شود و به مخاطبان اجازه می‌دهد تا به سرعت جزئیات مربوط را پیدا کنند. برای دیدن طرح های بیشتر در مورد جدول و تمرین ایجاد جدول، چالش SWD این ماه را بررسی کنید. 

سفر خود در مجموعه کامل «... چیست ؟» را با مرور سایر نمودارهای رایج مانند خطوط و دایره ها (pies) ادامه دهید، یا صفحه راهنمای نمودار جامع ما را برای انواع نمودارهای بیشتر جستجو کنید.

با ما بیاموزید! برنامه کارگاه فعلی ما را بررسی کنید و با اصول ارتباط موثر داده، خود را از آشفتگی نمودارهای دایره ای سه بعدی و انفجاری خلاص کنید.